Nowoczesna organizacja, a ZFŚS

Nowoczesna organizacja, a ZFŚS

XXI wiek wraz z postępem techniki przynosi nam coraz to nowsze rozwiązania wykorzystywane w różnych dziedzinach i branżach. Niewątpliwym postępem jaki obserwujemy od minimum 20 lat jest popularyzacja internetu, a także informatyzacja środowisk w jakich funkcjonujemy. Dostępność w/w form w połączeniu z nowoczesnymi narzędziami do ich obsługi stanowi dla nas niemal nieograniczony dostęp do informacji, komunikacji, społeczności, a także ma wpływ na szybkość pozyskiwania danych.

 

Wszystko to z czego nauczyliśmy się i chcemy korzystać na co dzień w naszym prywatnym życiu warto również przenosić na funkcjonalności życia organizacji.

 

Staramy się aby szeroko rozumiany „postęp” dawał możliwość sięgania po rozwiązania, które adoptują nowoczesne standardy przy jednoczesnym zachowaniu zasad wynikających z kultury organizacyjnej, wewnętrznych regulacji, a nawet aktów prawnych, którym dana instytucja podlega.

 

Jednym z takich przykładów może być Zarządzanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych.

 

Jak sama nazwa wskazuje fundusz może być przeznaczony dla osób uprawnionych do jego korzystania w ramach kategorii spełniających definicje słowa „socjalny”. Ustawodawca określił, że chodzi o: różne formy wypoczynku, działalność kulturowo- oświatową, sport i rekreację, a także opiekę nad dziećmi w przedszkolach żłobkach klubach dziecięcych itp.  Zarzadzanie takim procesem w praktyce, na własną rękę, zwłaszcza w mniejszych firmach( ale takich na których już spoczywa obowiązek funduszu) może przysporzyć wielu niedogodności.

 

Ten kto miał choć raz do czynienia z tym procesem zapewne wie o czym mowa! Począwszy od odpisania środków przez wybór odpowiedniego świadczenia po odpowiednie ich rozliczenie i zaksięgowanie – na każdym kroku można napotkać wiele przeszkód.

 

Tymczasem nowoczesny pracownik nowoczesnej organizacji chciałby być dobrze poinformowany, wiedzieć jakie są zasady i regulamin takiego funduszu, znać możliwości jego wykorzystania, móc na bieżąco sprawdzać swój stan dostępnych środków, a także w prosty i intuicyjny sposób wykorzystywać je 24h.

 

Jak więc pogodzić cały ten proces z oczekiwaniem po stronie beneficjenta świadczenia tak aby dla każdej ze stron był przejrzysty i funkcjonalny, a jednocześnie mało uciążliwy?

 

Odpowiedzią może się okazać platforma kafeteryjno-benefitowa, umożliwiająca zarządzanie i dystrybucję środków socjalnych i nie tylko.

 

Wyobraźmy sobie narzędzie, które na każdym poziomie odwzorowuje procesy, które muszą zajść w kontekście ZFŚS.

 

Narzędzie, które:

  1. Jest w stanie odpowiednio naliczyć środki nawet z kilku spółek przy jednoczesnym kryterium ekonomicznym pracownika,
  2. wyodrębnić środki z innych źródeł jeśli jest taka potrzeba,
  3. skomunikować informacje dla pracownika na jego indywidulanym widoku,
  4. udostępnić katalog produktów zgodny z przeznaczeniem funduszy,
  5. doprowadzić do wykorzystania środków w odpowiedni sposób,
  6. zarządzić procesem wyboru dodatkowego benefitu np. opieki medycznej ubezpieczenia, karty sportowej,
  7. umożliwić dopłatę ze środków własnych pracownika (przelew on-line)
  8. przekazać benefity do pracownika,
  9. a następnie wszystkie te operacje prawidłowo ulokować w raportach i rozliczyć – aby odpowiednie osoby zarządzające procesem miały do nich dostęp o każdej porze dnia i nocy.

 

Wyobraźmy sobie narzędzie, które całość z powyższych zagadnień obsługuje w zgodzie z wewnętrznymi regulacjami Twojej instytucji, a także w zakresie dopuszczanym przez prawo. Aż w końcu wyobraźmy sobie, że tym samym narzędziem możesz obsłużyć dodatkowe benefity, które przekazujesz pracownikom na podstawie własnych umów wypracowanych z dostawcami.

 

Zastanów się ile etatów/stanowisk na co dzień pracuje na to aby zapewnić ciągłość powyższego procesu w Twojej organizacji? Czym kreatywnym mogłyby zająć się te osoby gdyby zdjąć z nich powyższe zadania i poddać je automatyzacji? Jaką oszczędność mógłbyś wygenerować lub co nowego stworzyć w tym czasie?

 

Oczywiście nie jest to tylko wyobrażenie, takie rozwiązanie funkcjonuje na rynku i jest dostępne dla każdej organizacji zarówno w kontekście budżetowym jak i operacyjnym. Może warto skorzystać?